Bir müşteri farklı günlerde birden çok sipariş verebilir; bazı işletmelerde şirket, otel veya düzenli müşteri hesabı üzerinden toplu ödeme de alınır. Bu kayıtlar dağınık defterlerde veya kişisel telefonlarda tutulduğunda önceki siparişi, açık bakiyeyi ya da iletişim tercihini bulmak zaman alabilir. Basit ve ortak bir kayıt standardı, ekibin aynı bilgiye dayanmasına yardımcı olur.
Müşteri kartında gerekli olanı tutun
İşletme süreciniz için gerekli iletişim bilgisini alın ve doğru müşteriyle eşleştiğini işlem sırasında teyit edin. Aynı isimli kişileri telefon veya işletmenizin kullandığı başka bir ayırt edici bilgiyle karıştırmamaya çalışın. Adres, şirket bilgisi, not veya indirim oranı gibi alanları yalnızca iş amacı varsa doldurun. Eski veya hatalı bilgiyi güncelleme sorumluluğunu ve müşterinin düzeltme isteğini nasıl ele alacağınızı belirleyin.
Çalışanların erişmesi gerekmeyen müşteri bilgilerini ekranlarda veya çıktılarda gereksiz yere göstermeyin. Hesapları kişiye göre açın, ortak kullanıcı parolasından kaçının ve işten ayrılan personelin erişimini kaldırın. Müşteri verisini dışa aktarma ve yedekleme erişimini de sınırlayın. Saklama ve aydınlatma yükümlülükleri için işletmenizin KVKK süreçlerini yetkin danışmanla değerlendirin.
Sipariş ve tahsilat geçmişini ayırmayın
Müşteri kartı sipariş kaydına bağlandığında önceki ürünler, tarihler ve notlar daha kolay bulunur. Cari bakiye ise her zaman sipariş toplamıyla aynı değildir: ödeme kısmi olabilir, önceki borç veya alacak bulunabilir, iade ya da düzeltme yapılabilir. Tahsilatı gerçekleştiği anda doğru müşteri ve ödeme türüyle kaydedin. Gün sonu kontrolünde müşteri bakiyelerini kasa hareketleriyle karşılaştırın.
Ekibin kullanacağı kısa rutin oluşturun
- İşleme başlamadan önce müşteriyi arayın; benzer kayıtları kontrol edin.
- Yeni müşteri kaydında iletişim bilgisini müşteriye doğrulatın.
- Her siparişi ürünleri, tarihi ve müşteri kartıyla ilişkilendirin.
- Tahsilatı nakit, kart veya havale gibi doğru yöntemle kaydedin.
- İade, düzeltme ve açık bakiyeleri vardiya sonunda inceleyin.
Program seçerken müşteri kartını test edin
Demo sırasında telefonla arama, tekrar sipariş, mükerrer kayıt uyarısı, müşteri bakiyesi ve sipariş geçmişini deneyin. Fiyat/iskonto değişikliğinin kullanıcı yetkisiyle sınırlandırılmasını ve yapılan işlemlerin nasıl denetlendiğini sorun. KuruJet’in müşteri takip ekranı ile kasa raporlarını inceleyin.
Düzenli kayıt hem müşteri hizmetini hem de işyeri içi hesap kontrolünü destekler; muhasebe kaydı veya resmi defterlerin yerini almaz.